Was kostet ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber wirklich?

Kaum zu glauben, aber Arbeitgeber in Deutschland müssen im Durchschnitt etwa 1,5 Mal das Bruttogehalt eines Arbeitnehmers aufwenden, um dessen gesamte Personalkosten zu decken¹. Über 30 Prozent dieser Kosten entfallen allein auf Sozialversicherungsbeiträge und andere Lohnnebenkosten¹. Doch wofür genau zahlt der Arbeitgeber diesen hohen Betrag?

Tatsächlich setzen sich die Gesamtkosten für einen Arbeitnehmer aus mehreren Komponenten zusammen: Neben dem Bruttogehalt fallen für den Arbeitgeber noch zahlreiche weitere Posten an, die oft unterschätzt werden². In Deutschland belaufen sich die reinen Lohnkosten für Arbeitgeber auf etwa 21 bis 22 Prozent des Bruttolohns der Arbeitnehmer². Der Rest entfällt auf Personalnebenkosten und Personalzusatzkosten, die im Folgenden genauer beleuchtet werden.

Zusammensetzung der Personalkosten

Personalkosten sind ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Sie machen oft weit mehr als die Hälfte der Gesamtkosten in Dienstleistungsbetrieben aus³. Dabei setzen sich die Personalkosten aus verschiedenen Komponenten zusammen: dem Nettoentgelt bzw. den Lohnkosten sowie den Personalnebenkosten bzw. Personalzusatzkosten.

Nettoentgelt bzw. Lohnkosten

Die Lohnkosten umfassen das Tarif- und Grundgehalt, Zeitlöhne, Hilfslöhne, Fertigungslöhne, Akkordlöhne, Zulagen, Mehrarbeitspauschalen und Leistungsprämien⁴. Diese direkten Personalkosten können durchschnittlich 1,7-mal höher sein als das Bruttojahresentgelt⁴.

Personalnebenkosten bzw. Personalzusatzkosten

Zu den Personalnebenkosten gehören gesetzlich bedingte Kosten wie der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Aufwendungen für den Mutterschutz sowie tariflich oder vertraglich vereinbarte Leistungen wie bezahlte Feier- und Urlaubstage, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Weihnachts- und Urlaubsgeld, Verpflegungsmehraufwände und Reisekosten⁴. Diese indirekten Personalkosten können durchschnittlich 30-40 % der direkten Personalkosten betragen⁴.

Um die Personalkosten zu optimieren, ist es wichtig, den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten zu berechnen und mit Branchendurchschnittswerten zu vergleichen³. Ebenso sollten die Personalkosten im Verhältnis zur Unternehmensleistung betrachtet und in verschiedenen Einheiten analysiert werden, wie z.B. Personalkosten pro 100.000 Euro Umsatz³.

Die jährliche Entwicklung der Personalkosten und der Vergleich mit anderen Unternehmen sind entscheidend, um Einsparpotenziale zu identifizieren³. Darüber hinaus spielen die Strukturkosten und Verwaltungskosten eine wichtige Rolle, da sie als „sprungfixe“ Kosten zu den Personalkosten gezählt werden³⁴⁵.

Sozialabgaben: Der größte Anteil der Lohnnebenkosten

Den Großteil der Lohnnebenkosten in Deutschland nehmen die Sozialversicherungsbeiträge ein⁶. Diese umfassen die Beiträge für fünf Sozialversicherungen: Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung⁷. Dabei tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge für Renten-, Pflege-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung jeweils zur Hälfte⁷. Die Unfallversicherung wird hingegen vollständig vom Arbeitgeber getragen⁷. Zusätzlich fallen noch Umlagebeiträge für Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (U1), Mutterschaft (U2) und Insolvenzgeld (U3) an.

Krankenversicherung

Der durchschnittliche Beitragssatz für die Krankentagegeldversicherung liegt bei etwa 1,5% des Bruttolohns, wobei der Anteil des Arbeitgebers ungefähr 0,75% beträgt⁶. Die Beitragsbemessungsgrenze für die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung liegt 2024 bei 62.100 Euro im Jahr⁷.

Rentenversicherung

Für die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV) betragen die Anteile von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden jeweils 4,35%⁶. Für die Invalidenversicherung (IV) liegt der Beitragssatz bei 0,7% für beide Seiten⁶.

Pflegeversicherung

Die Beitragsbemessungsgrenze für die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung liegt 2024 bei 62.100 Euro im Jahr⁷.

Arbeitslosenversicherung

Für die Arbeitslosenversicherung (ALV) muss der Arbeitgeber 1,1% des Bruttolohns bis zu einem Jahreslohn von 148.200 CHF zahlen⁶.

Unfallversicherung

Die Beiträge für die Berufsunfallversicherung (BVG) variieren um 1%, wobei der Arbeitgeber etwa gleich viel einzahlt wie der Arbeitnehmende⁶. Die Kosten für die Nichtberufsunfallversicherung (NBUV) liegen ungefähr bei 1,5% des Bruttolohns, wobei die Beteiligung des Arbeitgebers optional ist⁶.

Zusätzlich zu den gesetzlichen Sozialabgaben können Unternehmen auch freiwillige Lohnnebenkosten wie Zulagen, individuelle Sozialleistungen und geldwerte Vorteile anbieten⁷.

„Die Sozialabgaben machen den größten Anteil der Lohnnebenkosten für Arbeitgeber aus.“

Was kostet ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber wirklich?

Als Arbeitgeber musst du dich darauf einstellen, dass die Personalkosten für einen Mitarbeiter rund 1,5-mal so hoch sind wie dessen Arbeitgeberbruttogehalt⁸⁹. Neben dem Bruttoentgelt fallen noch weitere Kosten wie Sozialabgaben, Weiterbildungen, Berufskleidung, Umzugskosten und andere Nebenkosten an. Diese indirekten Kosten, auch Lohnnebenkosten genannt, machen etwa 21 Prozent des Bruttolohns aus⁸.

Als Arbeitgeber zahlst du die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge, die sich aus Rentenversicherung (9,35%), Arbeitslosenversicherung (1,5%) und gesetzlicher Krankenversicherung (7,3%) zusammensetzen⁹. Zusätzlich trägst du auch die Kosten für die gesetzliche Unfallversicherung (1,6%) vollständig⁹.

Neben diesen gesetzlich vorgeschriebenen Sozialabgaben können auch betriebliche und tarifliche Zusatzleistungen wie Schichtzulagen zu den Personalkosten hinzukommen⁹. Auch Kosten für Aus- und Weiterbildung, Arbeitsequipment und sonstiger Kostenaufwand zählen zu den Personalkosten, die ein Arbeitgeber zu tragen hat⁸.

Für geringfügig Beschäftigte, Studierende und verschiedene Praktika gelten zudem spezifische Regelungen bezüglich der Sozialversicherungsabgaben⁸. Um die tatsächlichen Personalkosten zu berechnen, müssen daher neben dem Bruttogehalt auch Faktoren wie Steuerklasse, Familienstand und Bundesland berücksichtigt werden⁹.

„Die Personalkosten sind ein wesentlicher Faktor für den Unternehmenserfolg und müssen sorgfältig geplant und verwaltet werden.“

Personalintensität berechnen

Eine wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahl, die den Personalaufwand eines Unternehmens relativiert, ist die Personalintensität¹⁰. Diese Kennzahl zeigt das Verhältnis von Personalaufwendungen zur Gesamtleistung auf und lässt so erkennen, ob ein Mitarbeiter für ein Unternehmen wirtschaftlich ist oder nicht¹⁰. Die Personalintensität wird im Personalcontrolling zur Strategieplanung verwendet, um die Effizienz von Mitarbeitern zu bewerten und mögliche Optimierungsstrategien abzuleiten¹⁰.

Die Formel zur Berechnung der Personalintensität lautet: (Personalaufwendungen / Betriebsleistung) * 100%¹⁰. In der Dienstleistungsbranche muss ein Mitarbeiter pro Jahr rund 200% seiner Personalkosten erwirtschaften, die der Arbeitgeber für ihn bezahlt¹⁰.

Durch die Berechnung der Personalintensität können Unternehmen Rückschlüsse auf ihre Produktivität und Wirtschaftlichkeit ziehen. Gleichzeitig liefert diese Kennzahl wichtige Erkenntnisse für die Strategieplanung und das Personalcontrolling¹⁰.

„Die Personalintensität zeigt auf einen Blick, ob ein Mitarbeiter für ein Unternehmen wirtschaftlich ist oder nicht.“

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Personalkosten zu senken, wie den Abbau von Überstunden, Flexibilisierung von Arbeitszeiten, Reduzierung von Fehlzeiten oder alternative Beschäftigungsformen wie Zeitarbeit¹⁰. Auch Maßnahmen wie der Abbau von betrieblichen Zusatzleistungen oder die Nutzung von Einsparpotentialen wie die Reduktion von Dienstleistungen in der Kantine können zur Kosteneinsparung beitragen¹⁰.

Möglichkeiten zur Kosteneinsparung

Als Unternehmen hast du viele Möglichkeiten, deine Personalkosten zu senken und somit Kosteneinsparungen zu erzielen. Ein Schlüsselfaktor ist, dass jeder Mitarbeiter Rücklagen für wirtschaftlich schwächere Zeiten erwirtschaftet¹¹. So kannst du auch in Krisenzeiten dein Personal vorerst weiterbeschäftigen. Weitere Sparmaßnahmen sind der Abbau von Überstunden, die Einführung von Teilzeitmodellen sowie die Reduzierung von Fehlzeiten durch Verbesserungen am Arbeitsplatz und flexible Arbeitszeiten.

Rücklagen für Geschäftseinbrüche

Ein wichtiger Schritt ist es, Rücklagen für mögliche Geschäftseinbrüche aufzubauen. Dafür sollte jeder Mitarbeiter in Zeiten guter Auftragslage einen Teil seiner Arbeitsleistung ‚vorarbeiten‘ und somit Puffer für schlechtere Zeiten schaffen¹¹. So kannst du im Falle eines Umsatzrückgangs deine Mitarbeiter zunächst weiterbeschäftigen, ohne direkt Personalkosten einsparen zu müssen.

Weitere Sparmaßnahmen

Weitere Möglichkeiten, Personalkosten zu senken, sind der Abbau von Überstunden, die Einführung von Teilzeitmodellen sowie die Reduzierung von Fehlzeiten¹¹. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Einführung flexibler Arbeitszeiten kannst du die Produktivität deiner Mitarbeiter steigern und so Kosten einsparen.

„Mitarbeiter sind der wichtigste Erfolgsfaktor eines Unternehmens. Daher lohnt es sich, genau zu analysieren, wo Einsparungen möglich sind, ohne den Zusammenhalt und die Motivation im Team zu gefährden.“

Alternativen zum Festangestellten

Für junge oder kleine Unternehmen ist die Einstellung eines Mitarbeiters in Festanstellung nicht immer rentabel oder überhaupt finanziell möglich. Als Alternativen gibt es den Einsatz von Zeitarbeitern, bei denen man Mitarbeiter quasi auf Abruf „leihen“ kann, oder den Einsatz freier Mitarbeiter (Freelancer), die nicht fest angestellt sind¹².

Darüber hinaus kann der Eingliederungszuschuss der Agentur für Arbeit eine Möglichkeit sein, Mitarbeiter einzustellen, die vorher lange arbeitslos waren. Minijobs erlauben den Arbeitnehmern bis zu 450 Euro monatlich zu verdienen, während der Arbeitgeber pauschal 30% für Lohnsteuer und Sozialversicherung abführt¹².

Bei kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen ist oft keine Sozialversicherungspflicht, und je nach Arbeitslohn kann eine pauschalisierte Lohnsteuer möglich sein¹². Insgesamt bieten diese alternativen Beschäftigungsformen Unternehmen mehr Flexibilität und können eine kostengünstigere Alternative zur Festanstellung sein.

Unternehmen, die auf diese alternativen Beschäftigungsformen setzen, können ihre Personalkosten flexibler gestalten und sich an veränderte Marktbedingungen anpassen¹³.

„Sorgfältige Kalkulation der Personalkosten ist entscheidend, um die Wirtschaftlichkeit sicherzustellen.“ – Experte für Personalmanagement¹³

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die personalkosten arbeitgeber deutlich höher sind als nur das reine Bruttoentgelt des Mitarbeiters. Neben den lohnkosten fallen noch zahlreiche lohnnebenkosten wie Sozialabgaben, Weiterbildungen und weitere Zusatzleistungen an¹⁴. In Deutschland machen die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber etwa 21% des Bruttogehalts aus¹⁵. Diese Sozialversicherungsbeiträge können sogar 20 bis 30% über dem vereinbarten Bruttogehalt liegen.

Um diese kosteneinsparung zu erzielen, gibt es verschiedene Möglichkeiten wie den Aufbau von Rücklagen, Sparmaßnahmen oder den Einsatz beschäftigungsalternativen wie Werkverträge oder Leiharbeit¹⁶. So könnte beispielsweise eine strategische Mischkalkulation dazu führen, dass ein Angebot auch bei einer niedrigeren Marge Sinn ergibt. Letztendlich kommt es darauf an, die richtige Balance zwischen Kosten und Wirtschaftlichkeit zu finden.

Dabei ist es wichtig, dass du als Arbeitgeber die arbeitnehmerkosten im Blick behältst und gezielt Maßnahmen ergreifst, um Einsparungen zu erzielen. Mit der richtigen Herangehensweise kannst du die Personalkosten optimieren und somit dein Unternehmen wettbewerbsfähig halten.