Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland eingeführt – und SumUp unterstützt dich dabei, sowohl Rechnungen zu erstellen als auch elektronisch zu empfangen¹. Jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben erfüllen, wie deine Anschrift, Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Lieferdatum und eine detaillierte Aufstellung der Produkte oder Leistungen mit Preisen². Wenn du ein Kleinunternehmer in Deutschland bist, musst du zusätzlich einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung angeben¹.

Die Verwendung eines Rechnungsprogramms wie SumUp Rechnungen kann den gesamten Rechnungsprozess vereinfachen und professionelle sowie rechtskonforme Rechnungsvorlagen bieten¹. Eine durchdachte Rechnungsgestaltung ist wichtig, um ein professionelles Erscheinungsbild zu vermitteln – am besten mit Einbindung deines Firmenlogos¹. Rechnungen können per Post, E-Mail oder App versendet werden, wobei es sich empfiehlt, sie direkt aus der Rechnungssoftware heraus zu versenden, um Zeit und Kosten zu sparen¹.

Pflichtangaben in einer Rechnung

Jede Rechnung muss bestimmte rechnungsangaben gesetzlich enthalten, um den rechtlichen Vorgaben zu genügen. Gemäß Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sind dies unter anderem der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine genaue Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung sowie der Netto-, Brutto- und Steuerbetrag³.

Rechnungsbestandteile laut Gesetz

Die rechnungsbestandteile nach dem Gesetz umfassen weitere wichtige Angaben wie die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers, den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung sowie eine detaillierte Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und -befreiungen³. Eine fortlaufende Rechnungsnummer dient zudem der eindeutigen Identifizierung und muss lückenlos vergeben werden³.

Besondere Angaben für Kleinunternehmer

Umsatzsteuerbefreiung kleinunternehmer genießen bei der Rechnungsstellung gewisse Erleichterungen. Sie müssen keinen gesonderten Steuerbetrag ausweisen, sondern lediglich einen Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG angeben⁴. Auch bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen an die Pflichtangaben⁴.

Insgesamt sind die rechnungsangaben gesetzlich detailliert geregelt, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle zu gewährleisten³⁴. Für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Anforderungen⁴.

Rechnungsgestaltung und -design

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben in einer Rechnung ist auch die visuelle Gestaltung entscheidend, um professionell und vertrauenswürdig zu wirken. Die Möglichkeiten zur Rechnungsgestaltung hängen dabei stark von der Branche ab⁵. Während kreativen Branchen wie Design oder Fotografie mehr Spielraum für eine individuelle Rechnungsgestaltung bleibt, haben Wirtschaftsprüfer oder Anwälte eher striktere Vorgaben zu beachten.

Gestaltungsrichtlinien nach Branchenstandards

Unabhängig von der Branche ist das eigene Firmenlogo als Wiedererkennungsmerkmal auf der Rechnung unerlässlich⁵. Darüber hinaus können branchenspezifische Gestaltungsrichtlinien zusätzliche Vorgaben machen, die es zu berücksichtigen gilt⁵. So können etwa im Handwerk gesetzliche Anforderungen wie die Angabe der Steuernummer oder des Umsatzsteuersatzes die Rechnungsgestaltung beeinflussen⁶.

Die Beachtung branchenspezifischer Richtlinien bei der Rechnungsgestaltung ist wichtig, um den rechtlichen Vorgaben zu entsprechen und ein professionelles Erscheinungsbild zu vermitteln⁵⁶.

Wie schreibe ich eine Rechnung effizient?

Das manuelle Erstellen von Rechnungen kann mühsam und fehleranfällig sein. Ein Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen bietet hier deutliche Vorteile: Schnelles und einfaches Schreiben von Rechnungen, auch unterwegs vom Smartphone aus⁷. Mit cleveren Vorlagen wird die Rechnungserstellung automatisiert, die Rechnungsnummer generiert und die Steuern berechnet⁷. Der Status aller Rechnungen ist jederzeit einsehbar, und Kunden können die Rechnung direkt online bezahlen⁷.

Vorteile eines Rechnungsprogramms

Ein Rechnungsprogramm wie FastBill bietet zahlreiche Vorteile für eine effiziente Rechnungsstellung:⁷ Es ermöglicht die automatische Nummerierung der Rechnungen, berechnet die Steuern korrekt und ermöglicht eine individuelle Gestaltung des Rechnungsdesigns⁷. Rechnungen ohne Rechnungsnummer sind in den meisten Fällen als „nicht korrekt“ anzusehen⁷, wobei Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro auch ohne Rechnungsnummer ausgestellt werden können⁷. Zusätzlich bietet ein Rechnungsprogramm die Möglichkeit, Rechnungsvorlagen zu nutzen, um den Rechnungsschreibprozess weiter zu vereinfachen⁸.

Automatisierte Rechnungserstellung

Mit einem Rechnungsprogramm wie FastBill kann der Rechnungsschreibprozess deutlich effizienter gestaltet werden⁷. Die ersten Rechnungen können kostenlos erstellt werden⁷, und der gesamte Prozess lässt sich in weniger als einer Minute abschließen⁷. Darüber hinaus stellt ein Rechnungsprogramm sicher, dass alle gesetzlich erforderlichen Angaben korrekt auf dem Dokument enthalten sind⁸.

Insgesamt erweist sich die Nutzung eines Rechnungsprogramms als zeitsparend und fehlerreduzierend für den Rechnungsschreibprozess⁷⁸. Durch die Automatisierung und das integrierte Rechnungsdesign können Unternehmen ihre Rechnungsstellung deutlich effizienter gestalten⁷.

Rechnungsarten im Überblick

Im unternehmerischen Alltag kommen verschiedene Rechnungsarten vor, deren Einsatz von den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Geschäftsvorfalls abhängt⁹. So werden beispielsweise Eingangsrechnungen vom Auftragnehmer an das Unternehmen für erbrachte Leistungen ausgestellt, während Ausgangsrechnungen vom Unternehmen an Kunden für erbrachte Leistungen ausgestellt werden⁹. Darüber hinaus gibt es weitere gängige Rechnungsarten wie Stornorechnung zur Korrektur fehlerhafter Rechnungen, Gutschrift für Kreditabrechnungen, Proformarechnung als Referenz ohne Zahlungsaufforderung sowie Abschlagsrechnung und Schlussrechnung für mehrstufige Projekte⁹.

Auch Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Barzahlungsbelege für Barverkäufe sind gängig⁹. Unabhängig von der Rechnungsart müssen jedoch bestimmte gesetzliche Pflichtangaben eingehalten werden, wie der Firmenname, die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer¹⁰.

Um die Rechnungsstellung effizient und rechtssicher zu gestalten, bieten Rechnungsprogramme wie sevDesk vorgefertigte Vorlagen und die Möglichkeit, Rechnungen GOBD-konform zu erstellen, zu versenden und zu archivieren¹⁰.

Unabhängig von der gewählten Rechnungsart müssen Unternehmer stets die gesetzlichen Pflichtangaben einhalten, wie den Firmennamen, die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer¹⁰. Für bestimmte Rechnungsarten gelten zudem spezifische Anforderungen, z.B. bei Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen oder Kleinbetragsrechnungen¹⁰.

Elektronische Rechnungsstellung ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) Pflicht für inländische B2B-Umsätze¹¹. Dieser Schritt zielt darauf ab, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Milliarden Euro zu schließen¹¹. Unternehmen müssen daher ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und abzusenden¹¹.

XRechnung vs. ZUGFeRD

Für die E-Rechnungsstellung gibt es zwei gängige Standards: XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist ein vollständig XML-basiertes Format, das sich besonders für den öffentlichen Sektor eignet. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF-Format mit strukturierten Daten und ist nutzerfreundlicher für Selbstständige und KMUs.

Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht

Unternehmen haben noch etwas Zeit, sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten¹². Es gibt Übergangsregelungen bis 2027, wobei Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro ab 2027 E-Rechnungen versenden müssen¹¹. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise¹¹. Dennoch sollten Unternehmen das Thema frühzeitig angehen, um für den Wechsel auf die elektronische Rechnungsstellung gerüstet zu sein.

Ab 2028 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen¹². Zusätzlich soll ein Meldesystem für jede Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt werden, um transaktionsbezogene VAT-Meldungen zu übermitteln¹¹.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 in Deutschland wird weitreichende Auswirkungen auf viele Unternehmen und deren Geschäftsprozesse haben¹³. Unternehmen müssen daher frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um auf die neuen Anforderungen vorbereitet zu sein.

Fazit

Eine korrekte und professionelle Rechnungsstellung ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Die wichtigsten Aspekte dabei sind die Einhaltung der gesetzlichen Pflichtangaben, ein ansprechendes Layout sowie die effiziente Erstellung und Verwaltung der Rechnungen¹⁴. Mit einem Rechnungsprogramm lässt sich dies deutlich erleichtern und Fehler vermeiden¹⁴.

Auch die bevorstehende E-Rechnungspflicht ab 2025 sollten Unternehmer rechtzeitig im Blick haben, um vorbereitet zu sein¹⁴. Dabei müssen sie entscheiden, ob sie die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format wählen¹⁴. Egal für welche Lösung sie sich entscheiden, eine frühzeitige Beschäftigung mit dem Thema zahlt sich aus, um Ärger und Strafen zu vermeiden.

Letztendlich zeigt sich, dass das Schreiben von Rechnungen ein wichtiger Prozess ist, der mit der richtigen Herangehensweise und dem Einsatz geeigneter Tools deutlich erleichtert werden kann¹⁵. Durch rechtssichere Rechnungsstellung und eine effiziente Verwaltung können Unternehmer sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.