Kaum zu glauben, aber Selbstständige können jährlich bis zu 4.500 € an Fahrtkosten steuerlich geltend machen1! Das ist ein beträchtlicher Betrag, der die Steuerlast deutlich senken kann. Doch wie funktioniert das genau? In diesem Artikel erfährst du, welche Kosten als Fahrtkosten abgesetzt werden können und wie du sie richtig berechnest.
Als Selbstständiger kannst du die Kosten für beruflich veranlasste Fahrten wie Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Fortbildungen steuerlich geltend machen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder über die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte1 oder über die Kilometerpauschale für sonstige Dienstfahrten1. Eine sorgfältige Dokumentation der Fahrten ist dabei entscheidend, um die Kosten korrekt abrechnen zu können.
Was sind Fahrtkosten und welche gibt es?
Fahrtkosten sind alle Ausgaben, die durch beruflich veranlasste Fahrten entstehen2. Dazu gehören neben Treibstoffkosten auch Kosten für Versicherung, Reparaturen, Abschreibungen und Parkgebühren, sofern die Fahrten direkt mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängen2.
Definition von Fahrtkosten
Fahrtkosten umfassen alle Kosten, die für die Nutzung eines Fahrzeugs im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen2. Selbstständige, die ihr Auto mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen, können diese Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen2.
Unterschied zwischen Entfernungspauschale und Kilometerpauschale
Die Entfernungspauschale gilt für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und beträgt 0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Strecke, ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro3. Die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer wird für sonstige beruflich veranlasste Fahrten wie Kundenbesuche oder Dienstreisen verwendet3.
„Eine frühzeitige Zusammenarbeit mit einem Steuerberater wird empfohlen, um Werbungskosten und Betriebsausgaben korrekt anzugeben und Steuerzahlungen zu optimieren.“2
Insgesamt sind Fahrtkosten ein wichtiger Teil der Betriebsausgaben für Selbstständige und müssen sorgfältig erfasst und abgerechnet werden, um Steuern zu optimieren243.
Entfernungspauschale: Kosten für Hin- und Rückfahrt zur Arbeitsstätte
Als Selbstständige haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich geltend zu machen. Die sogenannte Entfernungspauschale ermöglicht es Ihnen, Ihre Fahrten pauschal abzurechnen5.
Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Strecke. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Betrag auf 0,38 Euro pro Kilometer5. Diese Pauschale gilt unabhängig vom verwendeten Verkehrsmittel, sei es Auto, Fahrrad oder öffentliche Verkehrsmittel6.
Für Ihre Fahrtkosten zwischen Haupt- und Zweitwohnsitz im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung können Sie ebenfalls die Entfernungspauschale in Anspruch nehmen. Darüber hinaus sind die tatsächlichen Unterkunftskosten am Zweitwohnsitz sowie die Verpflegungsmehraufwendungen für die ersten drei Monate absetzbar5.
Um bei einer möglichen Steuerprüfung die notwendigen Nachweise erbringen zu können, ist eine präzise Dokumentation und Aufbewahrung Ihrer Belege unerlässlich5. Bei der Nutzung eines Dienstwagens müssen Sie zudem die private Nutzung entsprechend versteuern. Eine Beratung durch einen Steuerberater kann in diesem Fall hilfreich sein5.
Die Entfernungspauschale stellt eine wichtige Möglichkeit dar, Ihre Fahrtkosten zur Arbeitsstätte steuerlich geltend zu machen. Durch die Nutzung dieser Pauschale können Sie Ihre Steuerlast reduzieren und Ihre finanziellen Ressourcen effizienter einsetzen56.
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Als Selbstständiger kannst du die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer für beruflich veranlasste Fahrten absetzen, die über den täglichen Weg zur Arbeitsstätte hinausgehen7. Dazu zählen beispielsweise Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Fortbildungen. Die Gesamtkosten können so präzise anhand der dokumentierten Kilometer berechnet werden7.
Berechnung der Kilometerpauschale für Dienstreisen
Für Dienstreisen im Inland können bei mehrtägiger Abwesenheit vom eigentlichen Arbeitsplatz Pauschalen von 16 € für An- und Abreisetage und 32 € für mehr als 24 Stunden Abwesenheit geltend gemacht werden7. Für Reisen ins Ausland gelten spezielle Sätze, die jährlich für jedes Land festgelegt werden, basierend auf den entsprechenden Tabellen für eine korrekte Abrechnung7.
Bei Übernachtungskosten während beruflicher Reisen müssen beachtet werden, ob das Frühstück Teil der Übernachtungspauschale ist oder gesondert ausgewiesen wird. Es können 20% pro Tag von der Verpflegungspauschale abgezogen werden, wenn der Auftraggeber die Übernachtung zahlt und automatisch auch das Frühstück in der Pauschale enthalten ist7.
Bei Inanspruchnahme von Mahlzeiten sind für Mittag- und Abendessen jeweils 40% von der Verpflegungspauschale abzuziehen. Serviceleistungen wie Reinigungskosten oder Parkhausnutzung zählen als Reisenebenkosten7.
Eine zeitnahe Buchung der Ausgaben ist wichtig, da ansonsten Details in der Reisekostenabrechnung vergessen werden könnten. Das Fehlen solcher Kleinigkeiten kann sich negativ auf die Gesamtabrechnung auswirken und potenzielle Vergütungen mindern7.
Fahrtkosten für Mitarbeiter, doppelte Haushaltsführung und Dienstwagen
Auch Fahrtkosten für Mitarbeiter können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, sowohl für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte als auch für beruflich bedingte Fahrten8. Bei einer doppelten Haushaltsführung aus beruflichen Gründen können Selbstständige zusätzlich Fahrtkosten für die wöchentliche Heimfahrt zum Hauptwohnsitz, Unterkunftskosten am Zweitwohnsitz sowie Verpflegungsmehraufwendungen absetzen89.
Bei Nutzung eines Dienstwagens müssen die privaten Nutzungsanteile versteuert werden10. Die 1-%-Regelung kann nur bei Fahrzeugen angewendet werden, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden10. Der private Nutzungsanteil bei Anwendung der 1-%-Regelung beträgt pauschal 1 % des inländischen Bruttolistenpreises inklusive Sonderausstattung10.
Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen nutzen, müssen die Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten und der Kilometerpauschale von 0,30 EUR je Entfernungskilometer nicht als Arbeitslohn versteuern8. Unternehmer, die ihren Arbeitnehmern Firmenwagen zur Verfügung stellen, erfassen die gesamten Kfz-Kosten als Betriebsausgaben und müssen bei Familienheimfahrten des Arbeitnehmers keinen geldwerten Vorteil versteuern8.
Fahrtkosten für Mitarbeiter | Doppelte Haushaltsführung | Dienstwagen |
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Der Unternehmer muss Kosten über 0,30 EUR je Entfernungskilometer als Betriebseinnahmen erfassen, wenn er seinen Firmenwagen für Familienheimfahrten nutzt8. Der BFH sieht keine Verletzung des Gleichheitssatzes im unterschiedlichen Steuersatz zwischen Arbeitnehmern und Unternehmern8.
Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf Werbungskosten aus Familienfahrten, wenn der Arbeitgeber einen Firmen- oder Dienstwagen für wöchentliche Heimfahrten zur Verfügung stellt8. Privatfahrten von Arbeitnehmern sind oft mit der 1-%-Methode abgegolten8.
Der Unternehmer ermittelt die private Pkw-Nutzung entweder mit einem Fahrtenbuch oder bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 % mit den tatsächlichen Kosten10.
Fazit
Das Absetzen von Fahrtkosten11 ist ein effektives Mittel, um die Steuerlast von Selbstständigen zu reduzieren. Mit einer Pendlerpauschale von 30 Cent pro Kilometer, die ab dem 21. Kilometer auf 38 Cent erhöht wird11, sowie einer Höchstgrenze von bis zu 4.500 Euro pro Jahr für anerkannte Fahrtkosten11, können Selbstständige ihre tatsächlichen Kosten inklusive Benzin, Reparaturen, Steuern und Versicherungen optimal geltend machen11.
Entscheidend ist dabei eine genaue Dokumentation aller beruflich bedingten Fahrten, z.B. in einem Fahrtenbuch11, um die Entfernungspauschale und Kilometerpauschale optimal zu nutzen11. Auch Kosten für Dienstreisen können in einem Formular abgerechnet werden, inklusive Angabe von Reisedatum, Verkehrsmittel und gefahrener Strecke11. Mit der richtigen Strategie lässt sich so viel Geld in der Steuererklärung sparen.
Zusätzlich können Selbstständige bei der Wahl des Verkehrsmittels für Geschäftsreisen weitere Einsparungen erzielen, indem sie flexibel Termine wählen12, Sparpreise nutzen12 und Vergleichsportale für die günstigsten Optionen einsetzen12. Auch das Umsteigen auf umweltfreundliche und effiziente Bahnverbindungen statt Taxis kann Kosten senken12. Mit der richtigen Planung und Dokumentation lassen sich die Fahrtkosten optimal in der Steuererklärung geltend machen.